El siguiente artículo proporciona instrucciones sobre cómo administrar las notificaciones de reportes en Control Documental, permitiendo que los usuarios clave reciban información actualizada sobre el estado de cumplimiento documental del contrato.
- Navega a: Menú principal > Gestión Documental > Control Documental.
- Utiliza los filtros disponibles para buscar y seleccionar el contrato deseado.
- En la columna "Acciones", haz clic en el ícono de lupa para ingresar al detalle del contrato.
- En Control de Documentos, despliega la pestaña "Administrar notificaciones".
- En el formulario "Agregar notificaciones al contrato", completa la siguiente información y haz clic en "Agregar":
- Nombre de Usuario: Selecciona al usuario que recibirá el reporte. Se desplegarán los usuarios con perfil de auditor, así como los administradores del grupo de control del mandante y del contratista correspondientes al contrato seleccionado.
- Vinculación: Este campo se autocompletará según el perfil del usuario seleccionado:
- Auditores → Auditores
- Administradores del mandante → Asesor prevencionista de riesgos
- Administradores del contratista → Cargador de Documentos
- Tipo de reporte: Elije entre "Detallado" y "General".
- Frecuencia de notificación (Días): Define cada cuántos días se enviará el reporte.
- Inicio de notificación: Selecciona la fecha desde la cual comenzarán los envíos.
- Última notificación: Indica la fecha de término del envío de notificaciones.
- Email adicional (Opcional): Ingresa un correo electrónico adicional donde también se enviará el reporte.
- A la izquierda de la pantalla se mostrará el listado de notificaciones configuradas. En la sección "Acciones", podrás editarlas o desactivarlas según sea necesario.
Nota: Los reportes diarios se envían aproximadamente a las 9:00 AM, según la frecuencia y fechas configuradas.
Siguiendo estos pasos, podrás realizar una gestión proactiva y automatizada del cumplimiento documental, facilitando el monitoreo continuo y la trazabilidad de las responsabilidades dentro de cada contrato.